Politique administrative de confidentialité – Centre de services scolaire des Phares

1. OBJET ET CADRE JURIDIQUE

La présente Politique a pour objet de permettre aux personnes concernées d’être informées sur leurs droits et de quelle façon leurs renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Centre de services scolaire des Phares (CSS des Phares) lorsqu’ils visitent le site internet du CSS des phares ou l’un de ses établissements.

La présente Politique découle notamment de l’obligation du CSS des Phares prévue à l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels de publier sur son site Internet une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs lorsqu’il recueille des renseignements personnels par un moyen technologique.

La présente Politique s’inscrit à l’intérieur des autres encadrements applicables au CSS des Phares.

La présente Politique s’applique à tout renseignement personnel recueilli par un moyen technologique par le CSS des Phares. Dans le cas où le moyen technologique renvoie à un site Internet ou un moyen technologique d’un autre organisme, la politique de confidentialité de ce site ou autre moyen technologique s’applique. Il faut alors se référer à cette politique de confidentialité.

2. DESTINATAIRES

Cette politique s’adresse à l’ensemble du personnel du CSS des Phares et à toutes les personnes qui utilisent ou accèdent au site Internet du CSS des Phares.

3. LES MOYENS TECHNOLOGIQUES PAR LESQUELS LE CSS DES PHARES RECUEILLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LE SITE INTERNET DU CSS DES PHARES

3.1. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS AUTOMATIQUEMENT SUR LE SITE INTERNET DU CSS DES PHARES

Lorsque l’utilisateur accède au site Internet du CSS des Phares, certaines informations sont recueillies automatiquement, à savoir :

• le nom de domaine du fournisseur Internet ;
• l’adresse IP (nombre ou numéro automatiquement assigné à l’ordinateur du visiteur par le fournisseur d’accès Internet aux fins de la navigation sur le Internet) ;
• le type de navigateur (Explorer, Google, Firefox, etc.) ;
• le système d’exploitation que le visiteur utilise (Windows, MAC OS, etc.) ;
• la date et l’heure auxquelles le visiteur accède au site ;
• les pages consultées et la durée de ces consultations ;
• l’adresse du site d’origine si le visiteur accède à notre site à partir d’un autre site.

Ce transfert d’informations découle des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet et est utilisé à des fins statistiques (exemples : compilation du nombre de visiteurs et l’identification des pages les plus consultées sur le site Internet de l’organisation).

Aucun fichier témoins (« cookies ») n’est placé de façon permanente dans le disque dur du visiteur.
Les catégories de personnes suivantes auront accès à ces renseignements personnels :

• Personnel de l’équipe du Service des ressources informationnelles.

3.2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS AUTOMATIQUEMENT SUR LES SITES INTERNET DES ÉTABLISSEMENTS

Lorsque l’utilisateur accède au site Internet des établissements, certaines informations sont recueillies automatiquement, à savoir :

Aucun fichier témoins (« cookies ») n’est placé de façon permanente dans le disque dur du visiteur.

Les catégories de personnes suivantes auront accès à ces renseignements personnels :

• Personnel du Service des ressources informationnelles.

3.3. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS TRANSMIS VOLONTAIREMENT PAR L’UTILISATEUR

Dans le cas où l’utilisateur communique volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne, seules les informations requises pour donner suite à la demande de l’utilisateur ou pour répondre au message de celui-ci seront collectées et utilisées.

Les catégories de personnes suivantes auront accès à ces renseignements personnels :

• Membre du personnel du CSS des Phares ayant initié la demande de renseignements et ceux pour qui ces renseignements sont nécessaires à leurs fonctions;
• Responsable de l’accès dans le cadre de ses fonctions.

4. MESURES PRISES POUR ASSURER LA CONFIDENTIALITÉ ET LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le CSS des Phares s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, et ce, conformément à ses obligations et conformément à la Directive relative aux règles encadrant la gouvernance du CSS des Phares à l’égard des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des activités du CSS des Phares et conformément aux dispositions législatives applicables.

À cette fin, le CSS des Phares met en place des mesures de sécurité permettant d’assurer adéquatement la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille, tels que des logiciels informatiques ou des procédures strictes pour accéder à ces renseignements ainsi que des mesures de contrôle et de vérification.

Le CSS des Phares dispose également d’une Directive en cas d’incident de confidentialité dont le but est de limiter les conséquences liées à un tel incident. Le CSS des Phares s’assure également de détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire afin que soit assurée la confidentialité des informations.

Tous les membres du personnel du CSS des Phares sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis.

5. DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

Tout utilisateur peut demander d’accéder aux renseignements personnels qui le concernent et qui sont détenus par le CSS des Phares, et ce, en conformité avec les dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels. Il peut également demander la rectification d’un renseignement personnel le concernant lorsque celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque ou lorsque la collecte, la communication ou la conservation de ce renseignement personnel ne sont pas autorisées par la loi.

Cette demande doit être adressée par écrit au responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels :

Me Cathy-Maude Croft, secrétaire générale
Centre de services scolaire des Phares
435, avenue Rouleau
Rimouski (Québec) G5L 8V4
Téléphone : 418 723-5927, poste 1021
Courriel : cmcroft@cssphares.gouv.qc.ca

6. PROCESSUS DE LA PLAINTE

La personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est également responsable de veiller au respect de cette Politique, conformément à la Directive relative aux règles encadrant la gouvernance du CSS des Phares à l’égard des renseignements personnels.

Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette Politique, la demande doit être adressée par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels:

7. INFORMATION RELATIVE À LA PRÉSENTE POLITIQUE

Pour toute question relative à la présente Politique, le visiteur peut s’adresser à :

8. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Le CSS des Phares peut modifier la présente Politique administrative de confidentialité en tout temps et à sa seule discrétion en publiant un avis de modification sur son site Internet. Les modifications ne peuvent généralement entrer en vigueur avant l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la date de la publication de l’avis. L’avis doit indiquer l’objet général des modifications apportées à la Politique administrative de confidentialité, lesquelles doivent être précisées dans une section dédiée à cette Politique sur le site Internet et indiquer la date de l’entrée en vigueur des modifications.

Les utilisateurs sont ainsi priés de consulter régulièrement le site Internet du CSS des Phares et la présente Politique pour vérifier si une modification y a été apportée.

Tout utilisateur est réputé avoir lu, accepté et reconnu la validité de cette Politique. Les utilisateurs sont réputés en avoir accepté les modifications s’ils continuent à utiliser les sites ou participer aux activités du CSS des Phares après l’entrée en vigueur des modifications.

9. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique administrative a été approuvée par le comité d’accès le 17 juin 2025 et adoptée par la directrice générale le 30 juin 2025.

Elle entre en vigueur le 1er juillet 2025.